Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), bestehend aus Vertretern der BITKOM, des Verbandes der Automobilindustrie (VDA), der Wirtschaft sowie aus der öffentlichen Verwaltung, hat im Jahr 2015 ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das bei kleinen und mittleren Unternehmen helfen soll, Geschäftsabläufe zu optimieren und Kosten zu sparen. Des Weiteren entspricht es den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann daher auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr angewendet werden.
ZugFeRD wurde im Laufe der Zeit immer weiter entwickelt und genießt heute nach wie vor große Beliebtheit. Das standardisierte Format dient dem elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Es ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger ohne vorherige Absprache sowie die automatisierte Weiterverarbeitung.
Zusätzliche Software zur Texterkennung, sogenannte Optical Character Recognition (OCR) Software, ist nicht mehr notwendig. Während Großunternehmen für den elektronischen Rechnungsaustausch das Electronic-Data-Interchange (EDI)-Verfahren nutzen, gab es bis 2014 kein adäquates Pendant für kleinere Unternehmen.
Neben der automatisierten Rechnungsbuchung und gesetzeskonformen Archivierung wird durch das neue Format auch die Einhaltung organisatorischer Richtlinien und rechtlicher Anforderungen erleichtert, so dass Prozesse (wie z.B. Rechnungsfreigabe oder die Prüfung nach §14 UStG) optimiert werden können.
Erzeugungsprozess
Ausgangsrechnung im ZUGFeRD-Format mit Simba Software
Mit Simba Software erstellen Sie Ihre Rechnungen optional im ZUGFeRD-Format. Dazu erzeugt Simba eine PDF-Datei im Format PDF/A-3 mit enthaltenem XML-Container. Letzterer umfasst sämtliche Rechnungsdaten in strukturierter Form, so dass diese maschinenlesbar sind und dadurch automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden können.
Sie können mittlerweile jeweils zwischen drei ZUGFeRD-Versionen und ZUGFeRD Conformance Leveln wählen.
Verarbeitungsprozess
Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format mit Simba
Das Einlesen und anschließende Weiterverarbeiten von Rechnungen, die Simba Anwender im ZUGFeRD-Format erhalten und in Simba importieren, erfolgt mit Hilfe der digitalen Belegerfassung. Der in der Rechnungs-PDF enthaltene XML-Container wird von Simba beim Belegeimport automatisch erkannt und sämtliche relevante Rechnungsdaten direkt ausgelesen. So kann die Simba Software im Anschluss daran bei der Buchungserfassung den passenden Buchungsvorschlag bzw. beim Intelligenten Buchen den vollständigen Buchungssatz zur Verfügung stellen.
Dank strukturiert vorliegender Rechnungsdaten in Form des XML-Containers ist eine Texterkennungssoftware, sogenannte OCR-Software, nicht mehr notwendig. Je nach Qualität der gelieferten XML-Daten werden Fehlerquoten beim Belegebuchen deutlich reduziert, die Zuverlässigkeit der Buchungsvorschläge erhöht sich enorm.