Schon seit Frühjahr 2023 stellt Simba über eine direkte Integration in das Simba DMS "Office Manager" eine lokale Anbindung der Signatur-Pads des Partners signotec mit der signoSign/2-Software bereit. Somit ist es möglich, vor Ort in der Kanzlei eine Signatur via Signaturpad zu leisten und diese im Simba System zu verarbeiten.
Die Vielzahl an Unterschriften, die täglich im Rahmen der Steuerberatertätigkeiten durch Mandanten und Berater zu leisten sind, machte aber schnell den Bedarf nach einer Fernsignatur deutlich. Gemeinsam mit signotec schuf Simba daher eine vollständige Integration, bei der Simba über eine Schnittstelle auf die signoSign/Universal Cloud (SaaS) zugreift und die Signatur-Cloud-Software quasi aus der Ferne steuert. Für den Nutzer ergibt sich dadurch der Vorteil, dass er die gewohnte Simba Umgebung nicht verlassen muss.
Das Modul Fernsignatur
Das Modul Fernsignatur erlaubt das Aufbringen von Signaturfeldern variabler Größe und Position auf PDF-Dokumente des Benutzers. Diese Signaturfelder können zudem individuell benannt werden. Anschließend kann das Dokument inkl. Signaturfeldern über das Modul durch direkten API-Zugriff in die signoSign/Universal Cloud (SaaS) hochgeladen werden. Verschiedene Teilnehmer können dann unterschiedliche Signaturfelder oder Signaturfeldkombinationen unterschreiben. Hierzu erhält jeder Teilnehmer einen individuellen Link in die signoSign/Universal Cloud (SaaS), welcher bei Klick direkt zu dem Dokument führt.
Nach Abschluss der Signatur kann das Dokument automatisiert in den Office Manager importiert werden.
Ablauf des Signaturprozesses
- Auswahl des Dokuments in der Dokumentenverwaltung und Anforderung der Fernsignatur.
- Platzierung des Signaturfeldes und Angabe des Kontakts (z.B. Mandant oder Gesellschafter) mit E-Mail-Adresse.
- Der Kontakt erhält einen Link zum Dokument, öffnet es mit einem Passwort und unterschreibt einmal oder mehrfach.
- Das unterzeichnete Dokument wird an den Absender übermittelt und in Simba aktualisiert.
- Das Dokument kann in der Dokumentenverwaltung noch in allen Versionsständen eingesehen werden.
Voraussetzungen für die Nutzung des Simba Moduls Fernsignatur
Das Modul Fernsignatur benötigt neben der Simba Lizenz zusätzlich ein Abonnement der signoSign/Universal Cloud (SaaS). Der Simba Partner signotec stellt hier die Infrastruktur zur Fernsignatur in der Cloud bereit und die Simba Software kommuniziert über eine REST-API-Schnittstelle mit dieser signoSign/Universal Cloud (SaaS).
Unser Partner signotec
Die signotec ist führender Hersteller von Hard- und Software zur Signatur elektronischer Dokumente. Seit der Gründung im Jahr 2000 hat signotec sich zum weltweiten Technologieführer entwickelt, auf den zahlreiche und namhafte Referenzen aus verschiedensten Branchen vertrauen. Das Portfolio der signotec GmbH umfasst unterschiedliche Unterschriftenpads sowie umfangreiche Softwarelösungen für das stationäre und mobile Unterschreiben einschließlich Fernsignaturen. Das Besondere daran: Alle Produkte überzeugen durch die konkurrenzlose, in Deutschland gefertigte Qualität. Darüber hinaus zeichnen sie sich durch einzigartige und patentierte Sicherheitsmechanismen aus, die den Schutz der biometrischen Daten und der Dokumentenintegrität gewährleisten.
Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Ratingen (Entwicklung und Vertrieb) und einen zweiten Standort in Rodewald (Support und Versand).
