Mit der Simba Checkliste können Sie Ihre eigenen Qualitätsstandards festlegen und deren Einhaltung im Blick behalten. So können Sie Ihre Prozesse optimieren und Ihren Mandanten und Mitarbeitern einen einheitlichen und gleichbleibenden Standard gewährleisten. Gerade wenn bestimmte Tätigkeiten nicht täglich oder wöchentlich anfallen, ist die Checkliste ein idealer Leitfaden für die von Ihnen gewünschte Arbeitsweise.
Das Modul Simba Checklisten bietet Ihnen viele Vorteile
Das Modul Simba Checklisten erleichtert die Übergabe an Kollegen im Vertretungsfall und die Einarbeitung von neuen Kollegen oder Auszubildenden. Sämtliche anstehende Bearbeitungsschritte werden in einer Checkliste hinterlegt. Der Mitarbeiter hakt jede ausgeführte Aufgabe ab und erhält so selbst einen aktuellen Überblick über die noch zu erledigenden Aufgaben. Und im Falle des Mitarbeiterausfalls übernimmt der Kollege den Auftrag und sieht auf einen Blick in der Checkliste, welche Schritte bereits erledigt sind, wo noch Unklarheiten bestehen und was noch zu tun ist.
Da alle Arbeitsschritte mit Kommentaren versehen und mit direkter Verknüpfung zu Dokumenten bzw. Vorlagen und Menüaufrufen hinterlegt werden können, führt die Checkliste die Bearbeiter durch den Prozess und das Programm. So erleichtert Simba Checklisten auch die Einarbeitung neuer oder ungeübter Mitarbeiter, die über die definierten Abläufe einfache komplexe Sachverhalte abarbeiten.
Bei all diesen Fragen hilft Ihnen das neue Modul Checklisten:
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Wie können Sie eine effiziente Übergabe an Kollegen gestalten?
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Wie wird die schnelle Einarbeitung neuer Kollegen oder Auszubildende sichergestellt?
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Welche Arbeitsschritte sind für bestimmte Aufgaben notwendig und können in optimalen Prozessen definiert werden?
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Wie können Sie dabei immer gleichbleibende hohe Qualitätsstandards einhalten?
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Mit dem Modul werden alle erforderlichen Arbeitsschritte für die jeweiligen Aufgaben sowie die gewünschte Reihenfolge der Bearbeitung in Ihren Vorlagen festgelegt!
Qualität steigern, Prozesse optimieren und Übergaben erleichtern!
Mit den Checklisten ist der Fortschritt eines Auftrags leicht nachvollziehbar und eine Aufgabe kann ggfs. während der Abarbeitung anderen Mitarbeitern übergeben werden.
Durch die kontinuierliche Fortschrittsanzeige jedes Prozesses weiß der Bearbeiter oder Vorgesetzte zu jeder Zeit, wie weit ein Auftrag bearbeitet wurde und welche Aufgaben noch erledigt werden sollen. Unklarheiten und Fragen können leicht geklärt werden. Das bindet auch die Kollegen im Home Office eng mit ein.
Checklisten können für unterschiedliche Bereiche (FiBu, Jahresabschluss, Lohn, Sonstiges) selbst angelegt werden. Dabei können Kapitel und zu diesen Kapiteln zugehörige Arbeitsschritte komplett frei definiert werden. Zu jedem Arbeitsschritt kann der Anwender eine Erläuterung hinterlegen, einen Link auf ein Dokument in der Simba Dokumentenverwaltung "Office Manager" und wahlweise einen Menüpunkt in Simba einfügen.
Bei der Abarbeitung der Checkliste für den einzelnen Mandanten kann der Bearbeiter dann einfach auf den hinterlegten Menülink klicken und gelangt so sofort in das Simba-Menü, in dem der Prozessschritt bearbeitet wird. Dies funktioniert auch für die Dokumente: Einfacher Klick auf die verlinkte Vorlage und das Dokument wird für diesen Mandanten angelegt, die Platzhalter werden gefüllt und das Dokument kann direkt bearbeitet werden
Vorteile von Simba Checklisten
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Erleichterte Übergabe im Vertretungsfall - auch für Kollegen im Home Office
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Effektive Einarbeitung von neuen Kollegen oder Auszubildenden
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Festsetzen und Einhalten von Qualitätsstandards
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Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse und Einhaltung der Vorgaben bei der Bearbeitung
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Hinterlegung aller Bearbeitungsschritte, damit nichts vergessen wird
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Überblick über noch zu erledigende Aufgaben (Auftragsfortschritt)
Wir unterstützen Sie bei der Einführung des neuen Moduls
Einige mitgelieferte Beispiele erleichtern Ihnen den Einstieg und können von Ihnen kopiert, ergänzt und für Ihre Prozesse angepasst werden. Anschließend werden die zutreffenden Checklisten beim Mandanten hinterlegt und darin der jeweilige Bearbeitungsstand dokumentiert. So einfach geht es!
Zudem bieten wir ausführliches Einführungsmaterial, Erklärfilme und Webseminare mit unseren Anwendungsberatern. So stellen wir sicher, dass Sie rasch mit dem neuen Tool zurechtkommen und die Vorteile genießen können.
Was müssen Sie tun?
Sie bestellen eine Lizenz für das Modul Checklisten. Melden Sie sich dazu bei Ihrem Vertriebsmitarbeiter oder in der Simba Zentrale.
Wir unterstützen Sie bei den ersten Schritten. Einige Standard-Vorlagen sind bereits enthalten. Ein Erklärfilm und eine Kurzanleitung erleichtern Ihnen den Start.
Weitere Informationen
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Simba Checklisten verwenden
Mit dem Simba Modul "Checkliste" können Sie für die Bereiche Jahresabschluss, Finanzbuchhaltung, Lohn und Sonstiges passende Checklisten erstellen und verwenden. Dabei können Sie z.B. Anmerkungen, Vorlagen aus dem Office Manager oder Verknüpfungen zu Simba Menüpunkten hinterlegen.In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie das geht.
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Simba Modul Checklisten
Das Simba Modul „Checklisten“ unterstützt Sie dabei, Ihre internen Prozesse zu optimieren und damit die Qualität der Abläufe zu sichern. Simba Checklisten erleichtern auch die Übergabe an Kollegen und die Einarbeitung von neuen Kollegen oder Auszubildenden. Berechtigten Kollegen und Führungskräfte haben dazu immer den Überblick über die Aufgaben, die noch erledigt werden sollen.
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