Was kann die Auftragsplanung?
In der Auftragsplanung wird die zukünftige Auslastung der Mitarbeiter dargestellt.
Vorlage für die Auftragsplanung war eine Magnettafel, auf der horizontal die Wochen eingetragen waren und vertikal die einzelnen Mitarbeiter. Die Mandate bzw. Aufträge dazu waren dann einzelne Magnete, die von Woche zu Woche und Mitarbeiter zu Mitarbeiter verschoben werden konnten.
In der Auftragsplanung können jetzt pro Auftrag mehrere Aufgaben/Arbeitsschritte definiert und unterschiedlichen Mitarbeitern zugeteilt werden. Jede dieser Aufgaben bekommt außerdem eine geplante Zeit und wird in der Planung mit einem Balken angezeigt, dessen Länge je nach Planzeit variiert und das Äquivalent zu den Magneten darstellt.
Unter Berücksichtigung des Fertigstellungstermins des Auftrags, der Arbeitszeit des Mitarbeiters und evtl. Fehlzeiten wie Urlaub oder Fortbildung werden die Aufgaben dann in einen Kalender eingetragen, ähnlich der oben beschriebenen Magnettafel. Hier sieht man auf einen Blick, welcher Mitarbeiter überlastet ist, wer noch freie Kapazitäten hat und wie sich dies in die Zukunft entwickelt.
In der Planungsansicht kann analog zur bisherigen Magnettafel direkt „umgeplant“ werden. Durch einfaches Drag & Drop werden Aufgaben oder Aufträge anderen Mitarbeiter oder Teams zugeordnet oder terminlich verschoben, sofern der Auftrag mit Fertigstellungsdatum dies zulässt.
Es gibt auch eine Planungsansicht für den einzelnen Mitarbeiter, so dass dieser sofort sieht, welche Aufgaben unmittelbar für ihn selbst anstehen.
In der digitalen Auftragsplanung ist jedoch noch viel mehr möglich als an der Magnettafel:
So werden alle wesentlichen Informationen zu Mitarbeiter und Auftrag direkt in der Planungsansicht angezeigt. Per einfachen Klick kann auch verzweigt werden, z.B. in die Auftragsverwaltung, oder der Auftrag über Checklisten bearbeitet werden. Die Leistungserfassung kann ebenfalls direkt aus der Planung heraus erfolgen, die Restzeit verändert sich dann und wird in der Planung sofort berücksichtigt.
Ist ein Mitarbeiter mit seiner Aufgabe fertig, so kann er diese als erledigt markieren. Sie wird dann nicht mehr in der Planung angezeigt und der mit der nachfolgenden Aufgabe beauftragte Mitarbeiter (oder je nach individueller Einstellung auch der Teamleiter etc.) bekommt im Benachrichtigungscenter eine Nachricht über die erfolgreiche Erledigung der Aufgabe.
Aufgaben können außerdem in den Status „Wartezustand“ versetzt werden. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Unterlagen des Mandanten fehlen o.ä., die Aufgabe also derzeit nicht bearbeitet werden kann. So ist sofort sichtbar, dass diese Aufgabe zwar ansteht, jedoch im Moment noch nicht bearbeitet werden kann.
Mit der Aufgabenplanung kann also auch prozessorientiert gearbeitet werden, indem die Aufgaben aktiv oder inaktiv gesetzt und Benachrichtigungen an die Mitarbeiter der nachfolgenden Aufgaben verschickt werden können.
Grundsätzlich kann die Auftragsplanung als Basis für alle Arbeiten an Aufgaben und Aufträgen dienen und alle Bearbeitungsschritte aus der Planungsansicht heraus vorgenommen werden, ohne diese zu verlassen.
Anwendungsbeispiele der Auftragsplanung, die Ihren Kanzleialltag erleichtern
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Intuitive Bedienung: Die Farben der einzelnen Aufgaben orientieren sich an den Menüfarben in Simba. Das Verschieben von Aufgaben erfolgt mit der Maus. Dabei wird überprüft, ob ggfs. ein fixer Termin eingestellt ist oder nicht die erforderlichen Rechte in anderen Mitarbeiterteams vorhanden sind.
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Prozessorientierte Arbeitsweise: Abbildung eines tatsächlichen Bildes der aktuell bearbeitbaren Aufgaben/Aufträge durch Benachrichtigungsfunktion (u.a. Aufgabe begonnen, Aufgabe abgeschlossen, Aufgabe in Wartezustand z.B. durch fehlende Unterlagen eines Mandanten)
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Urlaubsplanung: Es ist sofort sichtbar, welches Team noch freie Kapazitäten hat. Auch wenn ein Team nicht überlastet ist, kann die Auslastung sehr unterschiedlich sein und ggfs. einzelne Mitarbeiter überlastet sein. All dies wird auf einen Blick und für viele Wochen in die Zukunft sichtbar.
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Krankheit/Ausfall Mitarbeiter: Wenn ein Mitarbeiter unerwartet ausfällt, so ist direkt ersichtlich, welche Aufgaben bei diesem Mitarbeiter liegen und welche davon vorrangig aufgrund des Fertigstellungstermines erledigt werden müssen. Diese Aufgaben können schnell und einfach anderen Mitarbeiter zugeordnet werden, da auch die Auslastung bzw. Abwesenheit der anderen Mitarbeiter sichtbar ist. Eine Zuordnung an einen abwesenden oder bereits überlasteten Mitarbeiter wird so verhindert.