Arbeiten auf Abstand ist seit den Kontaktbeschränkungen zu einem gewohnten Teil unseres beruflichen Alltags geworden. Auch wenn das kein optimaler bzw. wünschenswerter Zustand ist, können wir daran wachsen. Simbas Werkzeuge zum kontaktlosen Arbeiten helfen dabei, Prozesse zu optimieren und sind somit ein weiterer wesentlicher Schritt in Richtung digitales Arbeiten.
Notizen im Programm
In vielen Simba Masken können individuelle Notizen hinterlegt werden. Diese können Texte, Grafiken oder Links zu relevanten Simba Menüpunkten bzw. Office Manager Ordnern/Dateien enthalten. Zum Beispiel in der Maske „Mitarbeiter-Informationsdienst“, die standardmäßig bei jedem Start von Simba geladen wird (im Dialog zur Auswahl des globalen Mandanten wird dies aktiviert). Schauen Sie sich gerne den Erklärfilm unter www.simba.de/simba-erklaerfilme an.
Die Vorteile der Notizfunktion im Überblick:
- direkt in Simba integriert: Notiz wird dort angezeigt, wo sie bei der Arbeit benötigt wird.
- privat oder öffentlich für alle Kanzlei-Mitarbeiter: Der Mitarbeiter legt fest, für wen die Notiz angezeigt wird.
- mandantenabhängig oder -unabhängig: Der Mitarbeiter legt fest, ob die Notiz nur beim Aufruf eines bestimmten Mandanten oder allgemein in Simba angezeigt wird.
- zeitnah: Informationen können schnell als Notiz veröffentlicht, geändert oder gelöscht werden. Pro Simba Maske sind mehrere Notizen von einem oder verschiedenen Mitarbeitern möglich.
Simba Mitarbeiter-Chat
Direkt in die Simba Software integriert und für alle Lizenznehmer zugänglich. Hier sind beispielsweise Einzel- und Gruppenchats sowie das Verschicken von Dokumenten und Links zu Simba Menüeinträgen unter den Mitarbeitern möglich.
Die Vorteile des Simba Mitarbeiter-Chats im Überblick:
- direkt in die Simba Software integriert
- für alle Lizenznehmer zugänglich
- Einzel- und Gruppenchats unter den Mitarbeitern
- Nachrichten an alle oder ausgewählte Mitarbeiter
- Verschicken von Dokumenten intern im Chat
- Links zu Simba Menüeinträgen
- Links zu Ordnern oder Dateien im Office Manager (neue Oberfläche)
- Nutzung auch im Homeoffice (direkt in der Simba Software)
Simba Direkt – Portal
Die Online-Plattform Simba Direkt unterstützt Sie bei der täglichen Zusammenarbeit – ob als Kanzlei mit Mandanten oder als Unternehmen mit ihren Niederlassungen.
Die Vorteile von Simba Direkt – Portal im Überblick:
- Pendelordner entfällt, Sie erhalten alle Unterlagen in digitaler Form.
- Übermittlung von Belegen und Auswertungen erfolgt automatisch und SSL-verschlüsselt über das Internet.
- Zugriff auf alle Belege und Auswertungen, jederzeit und von überall (am Desktop über den Browser oder per App auf dem Tablet oder Smartphone)
- durch den Ersatz des Pendelordners entfallen Kopien, Zwischenablage bzw. Sortier- und Ablagezeiten sowie ggf. Druck- und Versandkosten
- durch den jederzeitigen und ortsungebundenen Zugriff auf alle Dokumente und Auswertungen im Portal werden Sie unabhängig von Bürozeiten und Ablageorten
- wir unterstützen Sie bei der Kommunikation mit Mandanten
Simba Direkt – Konferenz
Als Teil von Simba Direkt – Portal können Mitarbeiter mit anderen Mitarbeitern oder mit Mandanten geschützt und sicher Sprach- und Videokonferenzen durchführen.
Die Vorteile von Simba Direkt – Konferenz im Überblick:
- Sprach- und Videokonferenzen sowie Chats zwischen Mitarbeitern und Mandanten im Büro oder Homeoffice
- Teilen der Bildschirmansicht, z. B. für die direkte Diskussion einer Auswertung
- geschützte Verbindung ermöglicht vertrauliche Gespräche
- in Simba Direkt integriert
- minimale technische Voraussetzungen, Teilnahme ohne Mikrofon oder Kamera möglich (Ton über Telefon)
- Teilnahme über mobile Geräte
- Lizenzierung direkt und elektronisch über Simba Direkt
Weitere Informationen
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Notizen in der Simba Software erstellen
In vielen Simba Masken können Sie eigene Notizen hinterlegen. So wird die Notiz dort angezeigt, wo sie bei der Arbeit benötigt wird. Dabei können Sie private oder öffentliche Notizen und globale oder mandantenabhängige Notizen erstellen. In jede Notiz können Sie z.B. Texte, Bilder und Links einfügen.
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Mitarbeiter-Chat in Simba verwenden
Mit dem Mitarbeiter-Chat können Sie direkt in Simba Informationen mit Ihren Kollegen austauschen und z.B. Verknüpfungen zu Mandanten, Dateien oder Simba Menüeinträgen einfügen. Das geht natürlich auch aus dem Home-Office oder von einem anderen Standort aus.
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Dokumententransfer für Kanzleien
Mit dem Simba Direkt Modul „Dokumententransfer“ können Mandanten Dokumente und Belege per Mausklick an Sie übermitteln. Die Dokumente stehen anschließend automatisch in der Simba Software zur Verbuchung bereit. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie die übermittelten Dokumente im Simba Direkt Portal anzeigen, in Simba im Office Manager aufrufen und bei der Buchungserfassung mit dem Digitalen Buchungsassistenten II verwenden.
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Dokumententransfer für Mandanten
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie mit dem Modul Dokumententransfer Dokumente und Belege in Simba Direkt hochladen und per Mausklick an Ihren Berater übertragen, auf der Übersichtsseite alle übertragene Dokumente anzeigen, mit der Simba Direkt App von unterwegs aus auf die Dokumente zugreifen, neue Belege abfotografieren und sofort an Ihren Berater übermitteln.
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Für Kanzleien: Videokonferenzen einrichten
Mit dem Simba Direkt Modul „Konferenz“ können Sie schnell und einfach eine Videokonferenz aufsetzen. So bleiben Sie auch mit Ihren Mandanten oder Kollegen in Kontakt, wenn diese im Home-Office oder an einem anderen Standort sind. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Konferenz einrichten, Teilnehmer einladen, in den Konferenzraum gelangen, während der Konferenz Ihren Bildschirm teilen, Chat-Nachrichten beantworten.
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Für Mandanten: An Videokonferenzen teilnehmen
Mit dem Simba Direkt Modul „Konferenz“ können Sie ganz einfach an einer von Ihrer Kanzlei geplanten Audio-/Video-Konferenzen teilnehmen. In diesem Video zeigen wir Ihnen, welche technischen Voraussetzungen notwendig sind, wie Sie der Konferenz beitreten, wie Sie die wichtigsten Funktionen verwenden, wie Sie vom Mobilgerät teilnehmen.
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