Dokumentenverwaltung

Plattform zur Organisation des Schriftverkehrs - jederzeit

Verwalten Sie Ihre sämtlichen Dokumente, Fristen und Wiedervorlagen sowie Ihren Posteingang und -ausgang/strong effizient und transparent mittels dieses multifunktionalen Moduls. Workflows zur einheitlichen Bearbeitung von Vorgängen und Dokumenten richten Sie ohne großen Aufwand ein und können so sicherstellen, dass am Ende eine revisionssichere Archivierung relevanter Schriftstücke und Auswertungen erfolgt und diese in elektronischen Akten entsprechend abgelegt werden, welche dann wiederum allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Durch die Einrichtung von Benutzerrechten können Sie diese Zugriffsmöglichkeit jedoch auch mühelos beschränken.

Die Dokumentenbearbeitung erfolgt mit Hilfe der MS Office-Programmreihe. Sämtliche gängigen MS Windows- bzw. MS Office-Funktionalitäten stehen Ihnen zur Bearbeitung zur Verfügung. Dank zahlreicher Schnittstellen können auch bestehende Daten ohne großen Aufwand übernommen und danach in Simba bearbeitet werden.

 

Schriftverkehr

Eine Vielzahl von Vorlagen und Musterbriefen stehen Ihnen standardmäßig bereits zur Verfügung. Diese können Sie mit minimalem Aufwand auf Ihre Bedürfnisse anpassen bzw. erweitern. Darin enthaltene, relevante Stammdaten, wie z.B. Name und Adresse bei Briefen, werden automatisch eingefügt. Informations- oder Erinnerungsschreiben, aber auch elektronische Mailings erstellen und versenden Sie so einfach und schnell.

Orga SV

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Termine und Fristen

Durch Wiedervorlagen und Ablaufpläne, die Sie individuell definieren, haben Sie Ihre Termine und Fristen zu Dokumenten stets im Blick. Die integrierte Fristenkontrolle unterstützt Sie bei der Überwachung der zur Bearbeitung anstehenden Dokumente.

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Posteingang und -ausgang

Ihr Posteingang und -ausgang lässt sich ebenfalls nahtlos in die Dokumentenverwaltung integrieren. E-Mails importieren Sie mit nur wenigen Klicks manuell aus MS Outlook® inklusive dazugehöriger Anhänge oder automatisiert dank der E-Mail Integration beliebiger Mailserver.

Papierdokumente digitalisieren Sie mit Hilfe des Moduls digitale Belegerfassung, sodass Sie dann die entsprechende Bearbeitung und Ablage ebenfalls komfortabel und nachweislich dokumentiert auf elektronische Weise vornehmen können.

 

E-Mail Integration

Mit dieser Integration wird die Abwicklung Ihres Schriftverkehrs über die Simba Dokumentenverwaltung noch einfacher: Ein automatisierter Abruf Ihrer E-Mails von Ihrem E-Mail Provider bzw. Ihrem eigenen Mailserver läuft stets im Hintergrund und sorgt für einen reibungslosen und automatischen Import Ihrer eingehenden E-Mails. Dabei können Sie die Abrufhäufigkeit ganz individuell festlegen. Parallel zum Import erfolgt eine automatische Prüfung der E-Mail-Adresse. Ist diese in Simba hinterlegt, wird Ihre E-Mail direkt und automatisch dem entsprechenden Mandanten bzw. Kontokorrenten zugeordnet. Der identische Vorgang erfolgt auch bei eingehenden elektronischen Faxen via Faxserver. Der Prüfmechanismus basiert hierfür auf der Faxnummer des Absenders. Mit dieser Integration werden manuelle Import- und Verknüpfungsarbeiten obsolet, die in der Regel zeitintensiv und oftmals auch fehleranfällig sind.

 

Flyer: E-Mail Integration in der Simba Dokumentenverwaltung

 

Revisionssicheres archiv

Alle Dokumente werden in Simba revisionssicher archiviert. Ohne die Möglichkeit der späteren Veränderung sind diese sicher im elektronischen Archiv abgelegt, worauf Sie jederzeit Zugriff haben. Das hierfür erforderliche Testat können Sie im Kundenbereich einsehen.

 

Verschlagwortung

Beim Neuanlegen oder auch zu einem späteren Zeitpunkt können Sie jedes Dokument beliebig verschlagworten. Diese Metadaten sowie umfangreiche Suchfunktionen helfen Ihnen, Dokumente einfach und schnell herauszufiltern.

 

Workflow

Mit Hilfe definierter Workflows können Geschäftsprozesse und Bearbeitungszeiten optimiert sowie Fehlerquellen minimiert werden. Definieren Sie, welche Dokumente automatisiert intern weitergeleitet oder direkt per E-Mail versendet werden, um Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

Wiedervorlagen können Sie Ihren Mitarbeitern als Erinnerung mit Hilfe des Simba Mitarbeiter-Informationsdienstes beim Start der Software automatisch anzeigen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter alle anstehenden Aufgaben und wichtigen Fristen im Blick haben. Eine direkte Verknüpfung mit dem Postein- und -ausgang ermöglicht ein zentrales Drucken und Versenden erstellter Schriftstücke, beispielsweise durch Ihr Sekretariat. Der anschließende Eintrag in das Postausgangsbuch erfolgt automatisch.

Einzelne Bearbeitungsschritte definierter und hinterlegter Ablaufpläne werden lückenlos protokolliert und sind somit jederzeit für Sie und Ihre Mitarbeiter nachvollziehbar. Auf diese Weise können bei Abwesenheiten Aufgaben auch problemlos von anderen Mitarbeitern übernommen werden.

 

Simba Scan Assistent

Mit diesem Simba-unabhängigen Modul digitalisieren Sie Ihre Papierdokumente einfach und komfortabel. Es hilft Ihnen u.a. (Papier-)Dokumente professionell für den Import in den Simba Office Manager sowie für die revisionssichere Ablage vorzubereiten und manuelle Erfassungsschritte zu minimieren.

 

Weitere Informationen zum Simba Scan Assistenten

 

Leistungsmerkmale

  • Erleichterung der Korrespondenz mit Geschäftspartnern durch zahlreiche Standardvorlagen und Musterbriefe
  • Individuelle Änderungen und Erweiterungen von Vorlagen
  • Dokumentenbearbeitung erfolgt mit Hilfe der MS Office-Programmreihe
  • Automatische, revisionssichere Archivierung aller Schriftstücke und sonstigen Dokumente
  • Jederzeit Zugriff auf elektronische Akten
  • Variable und individuell anpassbare Ablagestruktur
  • Automatisierte Fristenkontrolle dank Wiedervorlagen und Ablaufplänen
  • Automatisiertes Importieren von E-Mails aus MS Outlook® inkl. dazugehöriger Anhänge
  • Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
  • Verschlagwortung für eine effiziente Dokumentensuche
  • Zahlreiche Schnittstellen ermöglichen den Import bestehender externer Daten
  • Definition von Ablaufplänen zur ganzheitlichen Prozessoptimierung
  • Transparenz und Nachweisbarkeit durch Protokollierung sämtlicher Bearbeitungsschritte
  • Anzeigen erstellter Wiedervorlagen beim Softwarestart als Erinnerung

 

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